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数字档校 | 谈问题、谈风险、谈策略:企业档案管理风险问题探讨
2023/05/19

引言


一、企业档案管理工作概述

企业档案管理工作,是对企业发展过程中各项重大管理决策、生产资料、财务信息的收集整理以及统计储存。企业档案管理工作人员需要做好档案的收集整理,编目及研究工作,确保档案的信息安全问题,还要加强档案分类管理,注重其系统关联性,以增强后续档案利用的便捷性。总之,企业档案管理工作是一项综合性、服务性的工作。


二、企业档案管理工作面临风险复杂

近年来,随着企业档案工作形式的多样化,一些企业缺乏良好的安全风险防控意识,面临档案信息失真、内容不全、管理缺位等问题,使得企业档案管理面临的风险也更加复杂。


企业档案管理工作的安全风险因素!


一、实体保管风险

在实体档案的保管过程中,企业档案在收集时会产生分类不规范、采集资料不全的现象。比如在归档过程中,会出现实体与电子档案内容不同步,档案未能有序归档等问题;在档案保管过程中,易出现存储不当、保密不周等隐患,企业未能将档案按照密级进行分区管理,存在信息泄露分险;在档案利用过程中,企业对档案查阅、借用没有相应的权限控制,或者未能记录档案借用信息,都会对实体档案造成一定的安全风险。

 二、信息化风险

企业在推进档案管理信息化建设过程中,也存在着一些安全风险。一些企业未能落实好档案异质备份工作,若信息化管理系统出现故障,将面临档案流失风险。部分企业构建的电子档案存储安全环境安全系数过低,各项设施设备性能不达标,影响档案的传输、迁移、备份质量,从而出现档案损坏和丢失问题,加剧电子档案安全泄密的风险。

三、 管理系统不够完善

大多企业一般依靠互联网技术对相关档案工作进行管理,而电子设备技术方面的投入直接影响着档案管理工作的进行。在众多企业由传统的纸质档案管理向电子档案管理过渡的过程中,不可避免会出现很多问题,比如工作人员缺乏对电子档案管理系统的制作与运营经验。
毕竟,大部分企业在电子档案管理方面没有丰富的经验可以借鉴,需要本公司的相关工作人员自行探索电子档案管理系统制作与运行的方法,在此过程中还会出现许多难以预料的问题,只有依靠自身不断解决这些问题,才能逐步将电子档案管理系统建立运行起来,让其在企业发展中发挥出应有的作用。


企业档案管理工作防控安全风险策略!

一、定期对档案管理工作做好风险评估

定期对档案管理工作进行风险评估能够降低企业损失。要求档案管理人员要掌握相应的技术,对各个环节的风险进行科学评估,在对档案管理的各个环节的风险评估结束后,还要做出相应的预防策略,尽可能降低风险的发生率。
档案管理人员在已经完成风险评估以及做出相应的预防策略,并且制定出规范的突发事件应急预案后,还要做好相应的风险评估记录工作,风险评估的记录能够使档案的管理更加具有规范性,还能够为企业内部相关的档案管理工作提供经验。

二、做好企业电子档案的数据备份和恢复工作

对于企业的电子档案来说,落实好备份工作是一种规避不稳定性的策略,也是保护档案信息安全的手段。对电子档案进行备份一般来说主要针对视频、照片、文件以及音频等进行备份,采取的备份制度是双备份,一份用于企业的工作人员进行借阅,一份是用于封存备案。
此外,针对网络中存在不安全性的特点,还需要企业档案管理部门搭建一个完善的电子数据备份系统,通过实现异地异质备份、定期检测、不同用户权限设置等,多途径可以保证在出现计算机故障或者病毒入侵之后,有效恢复相关数据。


三、实行电子文件安全监控

一般来说,企业档案管理工作中所使用的电脑系统并不会对相关档案记录进行变更,如果需要对文件进行更改也不会留下什么痕迹。所以,一旦相关档案文件出现了变动,就不会留下什么线索,这样电子档案的有效性和真实性就无得到保障,采用电子文件进行安全监控是对文件真实性的一种重要保障,对整个档案管理工作进行监控可以有效保存电子文件变动中所留下来的异动记录。

四、规范档案管理流程

对于档案管理工作来说,规范的操作流程是十分重要的,是保证企业档案管理工作时效性的前提。在这一过程中,相关工作人员首先需要有效提升档案管理工作的硬件设施水平,并进一步加大资金投入,引进比较先进的设备,结合实际情况改善企业档案管理工作的环境;其次,进一步加强对企业档案工作人员的管理,提升工作人员的责任心以及专业素养,从而提升对档案管理工作的认识。

在档案管理工作中,需要档案管理工作人员整合档案资源,保证我国企业档案管理工作的顺利开展。首先需要做到的就是提升企业档案室的级别待遇,配备专业的工作人员,保证日常工作的顺利开展;其次,需要对企业档案进行整合管理,对档案进行统一调配和规划,提升档案管理的规范性。

档案管理工作是企业各项历史发展信息的真实记录及全面反映,加强企业档案管理工作的规范性建设,提高安全风险防控力度,解决好当前档案管理工作存在的各类问题,才能维护好档案资料原貌,从而有助于企业制定出科学的发展战略和经营决策。

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